Gestaltungsbüros vergleichen mit Kriterien, Honorarmodellen und Referenzen

Das Wichtigste auf einen Blick

Sechs Vergleichskriterien für Gestaltungsbüros

Der Vergleich beginnt mit der Aufgabe, nicht mit dem Geschmack. Notieren Sie zuerst, was entstehen soll: ein Unternehmensauftritt, eine Verpackungslinie, eine Bedienoberfläche oder die Pflege bestehender Medien. Aus dieser Liste ergeben sich die Maßstäbe für jedes Angebot.

Portfolio: Passung vor Umfang. Ein Büro mit vielen Projekten und ohne vergleichbaren Fall passt schlechter als ein kleines Büro mit passenden Arbeiten. Fragen Sie je Referenz nach Branche, Aufgabe und Umfang. Unterscheiden Sie Neugestaltung, Weiterentwicklung und Systematisierung.

Portfolio live prüfen. Abbildungen sagen wenig über die Umsetzung aus. Sehen Sie die Website im Browser an, die Verpackung im Regal, die App im Store. Prüfen Sie, ob das Ergebnis im Alltag so wirkt wie im Portfolio gezeigt.

Referenzen: Nachprüfbarkeit vor Optik. Fragen Sie, welche Kundennamen das Büro nennen darf und welche Ansprechpartner erreichbar sind. Notieren Sie Zeitraum, Teamgröße, Projektdauer und Budgetrahmen. Ein Büro, das keinen Kontakt zu Referenzkunden vermittelt, liefert schwächere Belege.

Drei Fragen an jede Referenz:

Team: Rollen und Kontinuität. Klären Sie, wer Ihr Ansprechpartner ist und wer tatsächlich gestaltet. In größeren Büros arbeiten Konzeption, Design, Reinzeichnung und Text in getrennten Rollen. Wird ein Teil der Arbeit an Freelancer vergeben, gehört diese Angabe in den Vertrag.

Prozess, Schleifen, Kapazität. Lassen Sie sich den Ablauf schriftlich geben: Briefing, Konzept, Entwürfe, Auswahl, Reinzeichnung, Datenübergabe. Klären Sie die Zahl der Korrekturschleifen und den Umgang mit Mehraufwand. Fragen Sie außerdem, welche Projekte parallel laufen und wie viele Ansprechpartner verfügbar sind. Ein ausgelastetes Büro nennt andere Termine als eines mit freier Kapazität.

Branchenerfahrung oder frische Perspektive. Branchenerfahrung verkürzt die Einarbeitung und senkt das Risiko bei Regulierung und Fachsprache. Fehlende Branchenkenntnis kann ungewöhnliche Lösungen hervorbringen. Entscheiden Sie je Aufgabe, welcher Weg den größeren Nutzen bringt.

Rechte und Dateien. Fragen Sie nach Quelldateien, Schriften, Bildlizenzen und Nutzungsrechten. Dieser Punkt entscheidet später, ob Sie Material ohne das Büro weiterverwenden dürfen. Fehlt die Regelung, wird jede Weiterverwendung zur Einzelfallfrage.

Sechs namentlich bekannte Gestaltungsbüros im Vergleich

Der deutsche Markt für Gestaltung ist in zwei Gruppen geteilt: international aufgestellte Netzwerkbüros und eigenständige Büros unterschiedlicher Größe. Die folgenden Häuser sind öffentlich dokumentiert und lassen sich über Register, Wettbewerbsarchive und die eigene Website prüfen.

MetaDesign wurde 1979 von Erik Spiekermann in Berlin gegründet. Spiekermann ist Schriftgestalter und entwickelte die Schrift FF Meta, die 1991 bei FontShop erschien. Mehrheitsgesellschafter des Büros ist die Publicis-Gruppe. Für Einkäufer bedeutet das internationale Rollouts und konzernweite Prozesse, aber auch längere Entscheidungswege.

Die Peter Schmidt Group wurde 1972 in Hamburg gegründet und gehört zur BBDO-Gruppe. Ihr Schwerpunkt liegt auf Corporate Design und Verpackungsgestaltung. Wer Verpackungen für Handel und Regalvergleich einkauft, findet hier eine andere Kalkulationslogik als bei einem digitalen Büro.

KMS TEAM arbeitet seit 1985 in München an Marken- und Corporate-Design-Projekten und tritt als eigenständiges Büro auf. Interbrand wurde 1974 in London gegründet, betreibt ein Büro in Köln und gehört zu Omnicom. Der Schwerpunkt liegt auf Markenberatung und Markendesign, häufig verbunden mit Markenwertstudien.

Landor entstand 1941 in San Francisco, gehört zur WPP-Gruppe und arbeitet an Marken- und Verpackungsdesign. Edenspiekermann entstand 2009 aus dem Zusammenschluss von SpiekermannPartners und Eden Design, sitzt in Berlin und betreibt weitere Büros in Amsterdam und San Francisco.

Neben diesen Häusern stehen spezialisierte Büros: das Münchner Bureau Mirko Borsche für Editorial- und Markengestaltung, dessen Gründer Artdirektor des ZEIT Magazins war, Strichpunkt in Stuttgart für Corporate Design und digitale Auftritte sowie Atelier Brückner in Stuttgart für Ausstellungs- und Markenraumgestaltung.

Der Vergleich dieser Namen zeigt preisrelevante Unterschiede. Netzwerkbüros kalkulieren Overhead und Konzernvorgaben ein, eigenständige Büros kürzere Wege. Beratung, Design und Produktion werden unterschiedlich aufgeteilt. Große Häuser veröffentlichen keine Preislisten, sondern nennen Tagessätze auf Anfrage.

Honorarmodelle im Vergleich

Gestaltungsbüros rechnen nach fünf Grundmodellen ab. Die Wahl des Modells wirkt stärker auf die Gesamtkosten als der Stundensatz selbst.

Der Stundensatz ist die Rechengröße, aus der sich die anderen Modelle ableiten. Die Spanne von 60 bis 150 Euro netto je Stunde zzgl. 19 Prozent MwSt. erklärt sich aus Erfahrung, Spezialisierung, Region und Verantwortung.

Freelancer und kleine Büros liegen häufiger bei 60 bis 80 Euro, mittelständische Büros mit eigenen Produktionsmitteln bei 80 bis 120 Euro. Marken- und Corporate-Büros rechnen Beratung und Strategie am oberen Rand ab, Tagessätze im vierstelligen Bereich sind dort üblich.

Als Rechenbeispiel: 60 Euro netto je Stunde ergeben bei acht Stunden 480 Euro netto je Tag, 150 Euro netto je Stunde ergeben 1.200 Euro netto je Tag. Beide Werte sind Nettobeträge, die Umsatzsteuer von 19 Prozent kommt hinzu.

Der Tagessatz bündelt Zeit und erspart die Stundenabrechnung. Er eignet sich für Workshops und Konzeptphasen, in denen der Aufwand schwer zu schätzen ist. Vergleichen Sie, welche Leistungen enthalten sind und wie die Dokumentation erfolgt.

Welche Nebenabreden zulässig sind und worauf Grafikerverträge achten müssen, beschreibt die IHK München im Ratgeber zum Vertragsrecht.

Der Festpreis bindet beide Seiten. Das Büro trägt das Kalkulationsrisiko, der Auftraggeber kauft Planungssicherheit. Entscheidend ist die Leistungsbeschreibung mit Formaten, Anzahl der Entwürfe, Korrekturschleifen und Terminen. Fehlt sie, wird jede Änderung zur Nachverhandlung.

Der Retainer eignet sich für laufende Aufgaben, etwa Produktpflege oder wiederkehrende Formate. Vergleichen Sie nicht die Monatspauschale allein, sondern das enthaltene Volumen. Fragen Sie außerdem, ob nicht genutzte Stunden verfallen oder übertragbar sind.

Nutzungsabhängige Vergütung richtet sich nach Umfang, Dauer, Gebiet und Medien der Nutzung. Eine zeitlich und räumlich unbeschränkte Nutzung kostet mehr als eine befristete Kampagnennutzung. Klären Sie, ob Lizenzkosten für Schriften und Bildmaterial im Honorar enthalten sind.

Zahlungsplan und Abschläge gehören in den Vergleich. Häufig werden Abschläge bei Projektstart und nach Zwischenabnahmen vereinbart. Prüfen Sie, ob das Büro eine Anzahlung vor Leistungsbeginn verlangt und welche Zahlungsziele gelten.

Orientierung zu Honoraren und Vertragsgestaltung geben auch die Veröffentlichungen des Berufsverbands der Deutschen Kommunikationsdesigner (BDG). Verbandshinweise ersetzen keine individuelle Kalkulation, geben aber eine Vergleichslinie für Angebote.

Rechenbeispiel: Stundensatz gegen Festpreis

Annahmen für den Vergleich: Ein Büro nennt 90 Euro netto je Stunde, ein zweites 3.900 Euro netto als Festpreis. Beide kalkulieren 40 Stunden und räumen zeitlich sowie räumlich unbeschränkte Nutzungsrechte ein.

Stundensatz: 40 Stunden mal 90 Euro netto ergeben 3.600 Euro netto. Für die Nutzungsrechte werden pauschal 600 Euro netto angesetzt. Summe: 4.200 Euro netto, Umsatzsteuer 798 Euro, Gesamtbetrag 4.998 Euro brutto.

Festpreis: 3.900 Euro netto für 38 kalkulierte Stunden, zwei Korrekturschleifen inklusive, Mehraufwand 85 Euro netto je Stunde. Werden 40 Stunden gebraucht, kommen 170 Euro netto hinzu. Summe: 4.070 Euro netto, Umsatzsteuer 773,30 Euro, Gesamtbetrag 4.843,30 Euro brutto.

Der Abstand beträgt rund 155 Euro brutto. Umgerechnet auf 40 Stunden entspricht der Festpreis einem Satz von etwa 101,75 Euro netto je Stunde. Der höhere Stundensatz ist also nicht automatisch der teurere Weg. Entscheidend sind Leistungsumfang, enthaltene Schleifen und Rechteübertragung.

Dieses Rechenbeispiel ist eine Modellrechnung mit gesetzten Annahmen. Ersetzen Sie die Werte durch Ihre eigenen Angebote und vergleichen Sie erst danach.

Referenzen und Register: Wo Sie Angaben prüfen

Das Handelsregister zeigt Rechtsform, Sitz und vertretungsberechtigte Personen. Die Recherche läuft über das Registerportal der Länder, Ausdrucke und beglaubigte Kopien kosten Gebühren. Prüfen Sie vor der Unterschrift, wer für das Büro unterschreiben darf.

Einzelunternehmer und Freelancer stehen häufig nicht im Handelsregister. Dort helfen andere Nachweise: Gewerbeanmeldung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder ein Eintrag im Unternehmensregister. Fragen Sie danach, bevor Anzahlungen fließen.

Das Unternehmensregister und der Bundesanzeiger enthalten Jahresabschlüsse von Kapitalgesellschaften. Bilanzsumme, Umsatz und Mitarbeiterzahl erlauben eine Einschätzung der Größe. Diese Angaben sind für Budgetverhandlungen nützlicher als Selbstdarstellungen auf der Website.

Zur Einordnung, ob ein Angebot marktgerecht ist, helfen amtliche Verdienststrukturen. Das Statistische Bundesamt veröffentlicht Verdienste nach Branchen und Berufen und liefert damit eine Vergleichslinie zu Festanstellungen.

Kontrollieren Sie außerdem, ob der Vertragspartner mit dem Anbieter der Rechnung übereinstimmt. Weicht der Name ab, klären Sie die Konzern- oder Partnerstruktur schriftlich. Sonst werden aus Gewährleistungsfällen Streitfälle.

Bei kleineren Büros lohnt ein Blick auf Referenzkunden aus den letzten zwei Jahren. Ältere Projekte belegen Erfahrung, sagen aber wenig über die aktuelle Teamzusammensetzung aus.

Rechtsform, Vertretung und Haftung sind gesellschaftsrechtliche Fragen, die die IHK München erläutert: Gesellschaftsrecht und Rechtsformwahl. Bei Kapitalgesellschaften haftet das Unternehmen, bei Personengesellschaften kann persönliche Haftung greifen.

Vereinbaren Sie bei vertraulichen Projekten eine Geheimhaltungsvereinbarung. Sie schützt Entwürfe, Daten und Planungen, bevor der Hauptvertrag unterschrieben ist.

Für Webauftritte gelten zusätzliche Pflichten, die die IHK München im Ratgeber zum Internetrecht zusammenfasst. Prüfen Sie, ob das Büro Impressum, Datenschutzhinweise und Einwilligungen mitliefert.

Für Referenzen, die nachprüfbar sein sollen, sind Wettbewerbsarchive eine zweite Quelle. Arbeiten deutscher Büros finden sich in den Archiven des Rats für Formgebung, des iF International Forum Design in Hannover, des Design Zentrum Nordrhein-Westfalen in Essen, des Art Directors Club für Deutschland und des Deutschen Designer Clubs in Frankfurt.

Legen Sie ein kurzes Prüfprotokoll an: Registerauszug, Referenznotizen, Angebotsvergleich und Vertragsentwurf. Diese Sammlung trägt später jede Entscheidung gegenüber Einkauf und Geschäftsführung.

Bewertungsraster für den Angebotsvergleich

Ein Raster verhindert, dass der niedrigste Preis alle anderen Kriterien überlagert. Gewichten Sie die Kriterien vor der Angebotsöffnung und bewerten Sie jedes Angebot mit einer Zahl von eins bis fünf.

| Kriterium | Gewichtung | Bewertung 1 bis 5 | Punkte | | Portfolio-Passung | 25 Prozent | | | | Referenzen | 20 Prozent | | | | Team und Kontinuität | 15 Prozent | | | | Prozess und Termine | 15 Prozent | | | | Honorar und Rechte | 25 Prozent | | |

Die Punkte ergeben sich aus Gewichtung mal Bewertung. Das Angebot mit der höchsten Summe gewinnt, sofern alle Pflichtangaben vollständig sind. Fehlt eine Angabe zu Nutzungsrechten, werten Sie das Angebot ab, statt es nachzufordern.

Bei Bedienoberflächen und Druckdaten sind Normen und Standards zu beachten. Eine Übersicht zu Begriffen und Verfahren bietet Normen und Standards beim DIN.

Von der Longlist zum Vertrag in fünf Schritten

Zu Schritt vier gehört eine schriftliche Frage nach den Nebenkosten. Reisezeiten, Druckabnahmen, Fotoproduktionen und Lizenzgebühren stehen selten im Angebot. Tragen Sie diese Posten in dieselbe Vergleichstabelle ein.

Zu Schritt fünf gehört die Regelung, was nach dem Projektende gilt. Werden Quelldateien übergeben, bleiben Schriften und Bilder lizenzpflichtig. Ein Übergabeprotokoll mit Dateiliste verhindert spätere Rückfragen.

Häufige Fragen

Wie viele Angebote brauche ich für einen belastbaren Vergleich?

Drei Angebote auf Basis desselben Briefings genügen in der Regel. Achten Sie darauf, dass alle Büros denselben Leistungsumfang kalkulieren.

Sind Festpreise günstiger als Stundensätze?

Nicht zwingend. In Festpreise rechnen Büros ihr Kalkulationsrisiko ein. Günstig wird es, wenn der Umfang klar beschrieben ist und wenige Änderungen anfallen.

Wie prüfe ich Referenzen, wenn Kunden nicht genannt werden dürfen?

Fragen Sie nach anonymisierten Projektdaten: Branche, Zeitraum, Umfang und Ergebnis. Bei Vertraulichkeit bleibt oft ein Gespräch mit einem anderen Referenzkunden möglich.

Muss ich die Umsatzsteuer zusätzlich zahlen?

Bei Leistungen im Inland kommen 19 Prozent Umsatzsteuer auf das Nettohonorar, sofern das Büro umsatzsteuerpflichtig ist. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 des Umsatzsteuergesetzes weisen keine Umsatzsteuer aus.

Welche Unterlagen gehören in den Vertrag?

Leistungsbeschreibung, Zeitplan, Honorar und Zahlungsplan, Nutzungsrechte, Abnahmebedingungen, Kündigungsregeln und Vereinbarungen zum Datenschutz.